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Mailing y nota de prensa: la combinación perfecta

La eficacia de las notas de prensa es innegable. La preparas con mimo, buscas en tu agenda de medios qué periodistas tienen el perfil adecuado, la mandas y… te sientas a esperar.

¡Error!

Ni enviarla es tan sencillo, ni se acaba el trabajo cuando lo haces. Pero vayamos paso a paso.

La nota de prensa

Es la pieza clave de la comunicación empresarial. Te hemos hablado de ella largo y tendido en este blog. Por eso ahora sólo te voy a resumir los aspectos más importantes.

Nota de prensa_periodico

Si ya eres un maestro de las notas de prensa, y crees que no te hace falta un repaso,… ¡baja hasta el apartado Mailing

Seguro que eso no te lo querrás perder.

¿Cuándo enviar una nota de prensa?

A grandes rasgos, hay tres momentos clave para enviar una nota de prensa a los medios de comunicación: después de una rueda de prensa, en fechas señaladas y cuando tengamos una noticia.

Sobre la rueda de prensa no me voy a explayar, te dejo este artículo en el que examino al detalle todos los aspectos relevantes para organizarla. Y algunos truquitos para que la tuya triunfe.

El tema de las fechas señaladas tiene más miga, ya que tienes las generales (festivos nacionales y días de fiesta internacionales), las propias de tu comunidad y municipio, y las exclusivas de tu sector. Y no te debes olvidar de ninguna.

Asegurate de no perderte ninguna fecha interesante consultando nuestro calendario de comunicación mes a mes.

Algunas te pueden dar el pie perfecto para contactar con los medios, y otras te “estorbaran” y deberás tenerlas en cuenta al enviar tu nota de prensa. 

¿Apostarías por una nota sobre tu campaña de Semana Santa a tres días de San Valentín? Pues eso.

Calendario laboral 2021_Nota de prensa

Vigila el calendario y no olvides las grandes fechas, las ineludibles, y si dudas sobre cómo afrontarlas, yo te ayudo en este post.

Por último, tener una noticia. Si sigues el blog ya sabrás que en Comunico Luego Existo nos enorgullecemos de convertir a nuestros clientes en noticia.

Porque a los medios de comunicación no les importan tus productos o tus servicios. Al público no le interesa tu nueva línea de mercado… hasta que le afecte. 

Tu nota de prensa tiene que ser la noticia de cómo vas a ayudar al público.

¿Qué más hay que tener en cuenta?

Es importante que tengas en mente dos cuestiones para enviar tu nota de prensa en el momento oportuno:

Los fines de semana las redacciones tienen menos personal trabajando. Y los lunes las bandejas de entrada de los periodistas están abarrotadas de todo lo que ha llegado desde el viernes por la tarde hasta esa mañana.

Las tardes en los medios escritos son frenéticas. Se está preparando todo para la publicación de la mañana siguiente. En cambio, las mañanas son más apacibles. O todo lo apacibles que pueden ser en una redacción, vamos.

Si hablamos de televisión o radio, contactar por la mañana te permitirá aparecer en el informativo del medio día y de la noche. Si contactas por la tarde, las opciones se reducen a la noche.

Estudio televisión_Nota de prensa

O sea, que si puedes elegir, debes mandar tu nota de prensa preferiblemente de martes a jueves de 9 a 11 de la mañana para aumentar tus posibilidades de aparecer en los medios. No es una ciencia exacta, pero todo suma.

Lo que no debes hacer

Ya te conté en este artículo qué comportamientos evitar para no dinamitar tu relación con los medios. 

Porque hablamos de “medios de comunicación”, pero no son entes misteriosos, son plantillas de periodistas. Personas como tú y como yo, con 24 horas cada día y muchos frentes abiertos.

Te gustaría escribirles para preguntar:

¿Has recibido la nota de prensa que te envié hace 2 horas?

¿Por qué no has publicado lo que te mandé la semana pasada?

Es normal que quieras contactar con ellos tras el envío de tu nota de prensa, y que te subas por las paredes si en los siguientes días no la ves publicada. 

Pero agobiarlos sólo servirá para que te etiqueten como persona non grata.

Si afinas tu forma de contactar con ellos, cultivarás una relación a largo plazo muy beneficiosa para tu empresa.

El mailing

Una vez que tu nota de prensa está bien redactada, ha sido enviada con planificación milimétrica y has evitado los errores garrafales más comunes, toca esperar.

¿Indefinidamente?

No. Pero tienes que darle tiempo al periodista para recibirla, leerla y valorarla.

El refuerzo de la nota de prensa se hace, por regla general, entre 4 y 7 días después de enviarla. Es bastante flexible y varía en función del medio, la empresa y la noticia.

No es lo mismo una gran empresa contactando con un medio nacional por Navidad, que una pyme contactando con un medio local por una rueda de prensa.

Para estas valoraciones es muy útil el trabajo de las agencias de comunicación. Un servicio especializado con profesionales que dominan el sutil juego entre la fuente (tú) y el medio (a través del periodista).

El continente

El email que acompaña a la nota de prensa en un primer momento es clave, pero el de refuerzo no es menos importante. 

Reaviva el tema, genera interés por la nota enviada anteriormente y puede convertir una idea previamente descartada en un impacto efectivo.

Email_Mailing_Nota de prensa

Por eso hay que prestarle mucha atención. En este caso no hay un documento adjunto para el periodista. Como mucho, algún contenido audiovisual, pero ya está. El texto lo es todo.

Y estos consejos serán la piedra angular del texto de tu email:

Escribe un email corto y personalizado.

No te vayas por las ramas. Si el periodista siente que está perdiendo el tiempo dejará de leer a la mitad y no volverá a prestarle atención a tu tema. No se trata de escribir un telegrama, pero sí de eliminar lo superfluo. Además, si personalizas el mensaje en función del medio de comunicación, tus posibilidades aumentarán. Será mucho más fácil que tu nota le encaje al periodista en el medio.

Genera interés y expectativa con el asunto del email.

La primera victoria es conseguir que el periodista, de entre los 200 o 300 emails que puede recibir al día, abra el tuyo. Y un asunto que genere curiosidad o que llame la atención es el primer paso. Pero, por favor, no lo llenes de exclamaciones, emoticonos y mayúsculas, es más efectivo encontrar las palabras idóneas.

Llama al periodista por su nombre.

Personaliza el mensaje cuanto puedas. Tú quieres que él le haga caso a tu empresa, por eso le haces tú caso a la suya, a su método de trabajo y, en última instancia, a él mismo.

Sé efectivo y preciso en el texto.

No uses exageraciones, tópicos, ni tecnicismos. No estás intentando demostrar que eres el más listo o que tu empresa es la más compleja. En comunicación lo primordial es hacerse entender, por ello debes ser preciso huyendo de tecnicismos y palabras rimbombantes. Además, hay expresiones que, aunque sean ciertas, han sido tan utilizadas que han perdido su valor original. Por ello ningún periodista se interesa por empresas “líderes en su sector”, “pioneras”, ni se cree todo lo que lleva la etiqueta “primeros” o “únicos”. No exageres con palabras, demuéstralo con datos.

Utiliza storytelling.

Utiliza el arte de contar historias para llegar al periodista. A todos nos gustan las buenas historias. Y a los periodistas, más que a nadie. Viven de ellas. Hazle llegar una buena historia, con su público como protagonista y tu negocio como valor omnipresente… y no te olvidará.

Mailing_Nota de prensa_escribir texto

Si eresconstante, tu trato con el periodista es respetuoso y cordial, y aportas contenido de interés, tarde o temprano se fijarán en ti. 

Y una vez que un periodista confíe en ti y te publique, será más fácil que lo vuelva a hacer. Poco a poco te irás convirtiendo en un referente en el sector para él, y a raíz de su trabajo, para el gran público también.

El contenido

El email nunca debe estar vacío de contenido. Si sólo preguntas por tu nota de prensa, es muy probable que el periodista, que tiene siempre más tareas que horas en el día, no te conteste. Debes aportar algo más.

Algún dato añadido o información actualizada sobre el tema. También puede ser material extra que le sea de utilidad, como por ejemplo fotografías o vídeos de calidad. 

Cualquier cosa que “ponga al día” la nota de prensa.

Depende de la situación, ofrecer una entrevista como experto o ponernos a disposición del periodista para profundizar en la materia también es muy útil.

Si el periodista acepta esta opción puede que la nota de prensa quede descartada en favor de la entrevista. Pero vale la pena, porque tiene más profundidad y genera más autoridad. Por consiguiente, surte mayor efecto.

Ya sabes, calidad antes que cantidad.

En cualquier caso, relacionar el tema de la nota con una noticia nueva siempre es buena idea. 

Por ello, tras enviar la nota no desconectamos totalmente hasta 4 días después. 

Hay que mantenerse al corriente de:

Lo que publica el medio, la sección e incluso el periodista (si está especializado) de forma particular.

Qué temas son relevantes en los informativos generales nacionales y locales de donde proceden los medios.

Y planear cómo relacionar todo eso con nuestro tema.

Es un trabajo minucioso, pero bien hecho garantiza el éxito de la nota de prensa (no de todas las que envíes, pero sí de un porcentaje elevado). 

Por ello, si no tienes conocimiento del tema o tiempo para aprender a base de prueba y error, la figura de la agencia de comunicación cobra importancia.

Tú, como representante de la empresa, no te despreocupas totalmente. Pero sí te descargas del trabajo diario que supone la relación con los medios.

Además, si eliges una agencia con una buena trayectoria, la reputación de la misma trabajará a tu favor.

En el caso de Comunico Luego Existo, los periodistas a los que nos dirigimos ya nos conocen y confían en nosotros, porque hemos demostrado que nuestro trabajo siempre cumple con ciertos criterios de calidad: rigor, validez de la información, corrección en el contenido de las notas…

Por eso muchas veces son los propios periodistas los que se ponen en contacto con nosotros pidiendo fuentes de información para los temas en los que están trabajando.

Ahora te toca a ti. ¿Vas rendirte a la primera negativa? ¿O vas a trabajar el mailing hasta que tus notas de prensa triunfen? Te leo en los comentarios.

Y si te decantas por confiar en una agencia de comunicación, ya sabes dónde estamos. Escríbeme un email y lo hablamos.

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Dani

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