Estamos acostumbrados a verlas casi a diario, sobre todo en los informativos de televisión, y en muchos sectores o ámbitos: política, deportes, cultura, etc. Hablamos de las ruedas de prensa, una herramienta o acción de comunicación muy potente pero cuya cierta complejidad requiere que tengamos muy claro cuándo, cómo y por qué organizarlas.
Las ruedas de prensa son actos informativos convocados por personas, organismos o entidades que tienen como objetivo informar a los periodistas un determinado mensaje o noticia para que estos, a continuación, puedan realizar las preguntas que consideren oportunas y posteriormente puedan difundir la información en sus correspondientes medios de comunicación.
Pero me preguntarás: ¿las notas de prensa no sirven precisamente para eso? Claro que sí, pero cuando organizamos una rueda de prensa buscamos, en primer lugar, dar un cierto “empaque” a esa noticia o información aportando además la presencia de determinadas personas relacionadas con la citada información (lo que habitualmente conocemos como “fuentes” o portavoces). Y por otro lado, ofrecemos el “plus” de que el periodista pueda realizar las preguntas que estime oportunas para aclarar cualquier duda o cuestión que le pudiese surgir. En resumen, su convocatoria dependerá del alcance o notoriedad que deseemos aportar a la noticia, además de captar el interés de nuestro público objetivo.
Por esta razón, y como explicaremos más adelante, antes de comenzar a organizar la rueda de prensa y convocar a los medios debemos ser muy cuidadosos a la hora de decidir si el tema es lo suficientemente noticiable, y si, quizás, podemos conseguir el mismo objetivo con una simple nota o comunicado de prensa.
Es muy importante dar un paso atrás para coger perspectiva. ¿A qué me refiero? Es habitual que nuestra falta de objetividad nos impida identificar si la noticia tiene o no el suficiente gancho como para que periodistas y otros profesionales se acerquen a la rueda de prensa. De no ser así, correremos el riesgo de que el acto no cuente con la presencia de medios deseada o, lo que es peor, que estos acudan y se vayan de allí sintiendo que les hemos hecho perder su valioso tiempo. Esto último penalizará nuestras futuras ruedas de prensa. Te lo aseguro.
Por todo ello, a continuación vamos a exponer unos sencillos consejos o tips que te ayudarán a tener muy claro cuándo, cómo y por qué organizar una rueda de prensa.
10 tips para saber cuándo, cómo y por qué organizar una rueda de prensa.
Importancia/relevancia del mensaje.
Lo acabamos de mencionar. Lo más importante a la hora de conseguir que nuestra rueda de prensa sea un éxito es saber identificar si el mensaje/noticia que queremos transmitir tiene el suficiente calado para que los periodistas se desplacen hasta ella en medio de sus ajetreadas agendas.
Algunos ejemplos pueden ser: presentaciones de nuevos productos, servicios o eventos, declaraciones institucionales, noticias de un gran interés público, inauguraciones, etc.
Estar al corriente del calendario de eventos de nuestra localidad.
Si estamos pensando en organizar una rueda de prensa deberemos tener siempre muy presente tanto el día de la semana en el que nos gustaría celebrarla, como el calendario o agenda de eventos similares para ese día. Para obtener esta información existen varias fuentes al alcance de cualquier persona; desde las agendas que publican las web de las diferentes agencias de noticias (EFE, Europa Press, etc), como los propios sitios web de las principales entidades públicas y privadas locales: ayuntamientos, diputaciones, confederaciones empresariales, otros organismos públicos…
Te pongo un ejemplo: si vas a organizar una rueda de prensa en la que, por ejemplo, presentes el I Congreso de Crossfit Ciudad de Alicante, deberás tener en cuenta la agenda de ruedas de prensa de los principales clubes deportivos de la ciudad prevista para ese día. Como es obvio, si uno de ellos convoca su rueda de prensa en el mismo horario que la tuya, los periodistas (que por desgracia cada vez son menos y deben “multiplicarse” en sus tareas) acudirán a la primera...por muy interesante que les parezca el tema que propones.
Siempre por las mañanas…
La inmensa mayoría de las ruedas de prensa se convocan siempre en horario de mañana, y dentro de un margen-horario que suele situarse entre las 9 y las 13 horas. Te preguntarás por qué…
Muy sencillo. En primer lugar porque las mañanas son el momento del día que los periodistas emplean en cubrir este tipo de actos ya que, por las tardes y sobre todo cuando hablamos de medios gráficos como los periódicos, llega el momento de meterse en la redacción y preparar los contenidos que irán publicados al día siguiente. Además, y aunque cada medio tiene sus propios protocolos de trabajo, al mediodía suelen celebrarse la mayoría de las reuniones de Redacción, en las cuales se suele decidir qué temas se publicarán el día siguiente, y cuáles no.
Otra ventaja de organizar las ruedas de prensa por las mañanas, y que no es tan conocida por mucha gente, es que de esta manera te aseguras que si una televisión o radio cubre el acto seguramente lo emita en el informativo del mediodía… pero también en el de la noche. Si la organizaras por la tarde, únicamente tendrías un solo impacto: el del informativo nocturno.
En cuanto al día, los mejores días para convocar una rueda de prensa son, por norma general, los martes, jueves y viernes. Por cierto, una rueda de prensa “tipo” no deberá exceder jamás la hora duración… y esto ya me parece excesivo.
…y no cualquier día de la semana.
Otro aspecto clave a la hora de saber cuándo organizar tu rueda de prensa es elegir el día de la semana.
Existe una especie de “ley no escrita” que recomienda los martes, miércoles y jueves como mejores días para convocar a los medios, sobre todo si tu empresa o proyecto aún no goza de la suficiente relevancia o peso mediático.
Ten en cuenta que los lunes son días complicados en los que los periodistas que trabajan durante la semana se incorporan a las redacciones y organizan sus agendas semanales. Los viernes, por su parte, son los días elegidos por diferentes entidades como clubes deportivos o instituciones públicas para celebrar sus ruedas de prensa y entre todos ellos congregan la gran mayoría . Recuerda: los medios de comunicación cuentan cada vez con menos periodistas en plantilla y los pocos que hay no llegan a cubrir la totalidad de actos que se convocan.
La importancia del portavoz
Si convocamos a los periodistas es necesario que aprovechemos la oportunidad al 100% y nuestro mensaje les llegue de manera clara y nítida. Para lograrlo, es clave contar con un portavoz que, más allá de tener una relación más o menos directa con la empresa, esté habituado a hablar en público y su dicción sea perfecta. Además, deberá tener un conocimiento total acerca de todo lo que rodee al motivo de la rueda de prensa.
En esta línea, y si sospechamos que puede existir algún tipo de pregunta conflictiva, es muy recomendable haberlas preparado previamente con este portavoz para que, en el supuesto de que le sean formuladas, sea capaz de contestarlas correctamente.
Apoyo de instituciones y sus representantes.
Otro “truco” para conseguir que nuestra rueda de prensa sea un éxito es “apoyarse” en las diversas instituciones públicas que hayan tenido una relación más o menos directa con nuestro proyecto.
Por ejemplo, si presentamos una APP destinada a que las mujeres mayores de 50 años puedan encontrar empleos cualificados, podemos invitar a la Concejala de Igualdad de nuestro ayuntamiento para que acuda a la rueda de prensa y apoye con su presencia nuestro proyecto. De esta manera lograremos también un nuevo “gancho” que anime la asistencia de los periodistas.
Elabora un buen dossier de prensa.
Es muy habitual que, debido a la escasez de recursos humanos que actualmente tienen los medios, y de la que ya hemos hablado anteriormente, muchos periodistas no se puedan quedar hasta el final de la rueda de prensa para poder así llegar a la siguiente.
Aunque la mayoría de ellos habrán tomados sus notas, es fundamental tener preparado un breve dossier de prensa en forma de carpeta que contenga la información más relevante del proyecto y aquella que, estratégicamente, deseamos hacerles llegar. Para ello, los materiales que suelen componer este dossier son: la nota de prensa sobre el acto que, una vez finalizado, se enviará a todos los medios de comunicación, un dispositivo (hoy en día lo más empleado son los pendrives) con material gráfico sobre el proyecto, producto, etc (fotos, vídeos, infografías, etc), así como dípticos, flyers o, si tu presupuesto lo permite, algún tipo de obsequio.
Se trata, en definitiva, de facilitar el trabajo al periodista, y de asegurarnos de que nuestro mensaje le llegue correctamente.
Ten actualizado tu mailing list
El éxito de convocatoria en una rueda de prensa depende en gran medida de la calidad de tu mailing list o base de datos de periodistas.
Si dispones de contacto directo con ellos te será mucho más fácil convocarles y, sobre todo, saber si asistirán o no cuando realices la correspondiente convocatoria de prensa unos días antes.
Además, la organización de ruedas de prensa es una excelente oportunidad para actualizar y ampliar este listado.
Presta atención a los detalles.
Es habitual que cuando nos planteamos organizar una rueda de prensa intentemos que sea en el mejor sitio posible y, sin embargo, no prestemos atención a pequeños detalles que, a la postre, marcarán el éxito o fracaso de esta.
Me refiero a aspectos como:
- La iluminación, clave para que las imágenes no parezcan grabadas en una cueva.
- El número de enchufes o tomas de corriente para que los cámaras o los periodistas puedan conectar sus equipos, ordenadores, etc.
- La conexión WIFI la cual, por desgracia, suele fallar en el peor momento.
- El aislamiento acústico de la sala y el sonido de micros, altavoces, etc.
- La accesibilidad del edificio o la facilidad de aparcamiento para los periodistas cerca de él.
- Una buena ventilación que evite que el ambiente se cargue al poco tiempo.
El desayuno casi siempre decanta la balanza.
Si hay una norma no escrita en el ámbito de la Comunicación es la siguiente: “ofrece desayuno en tus ruedas de prensa y el éxito de existencia estará casi asegurado”.
Y es que el periodista siempre agradece que, en medio de su ajetreada mañana de evento en evento, se le ofrezca un desayuno con el que reponer fuerzas y tomarse un respiro.
Cuando hablamos de desayuno tampoco hace falta volverse “locos”. Si tu presupuesto te lo permite…¡adelante!, agasájales con lo mejor d elo mejor. Si, por el contrario, tienes menores “posibilidades”, no te preocupes, con un simple café, zumos y bollería (o “bocaditos” fríos) será más que suficiente.
Por cierto, un último truco antes de acabar: el desayuno siempre al final del acto, así el periodista tendrá una motivación más para quedarse y tú una nueva oportunidad para hablar con él, proponerle alguna entrevista, etc.
Como ves, un acto tan a priori sencillo como es una rueda de prensa tiene tras de sí un gran número de detalles y particularidades que es fundamental conocer si queremos que nuestra noticia llegue al mayor número de personas.
Dicho esto, te animo a que te lances a la “piscina”, pero ya sabes… mira antes si hay agua. Dicho de otra manera, analiza fríamente si lo que quieres comunicar tiene la suficiente importancia para hacerlo y si es así…¡a por ello!
