Existen multitud de herramientas que acercan tu negocio a los medios de comunicación. En este blog hemos hablado entre otras cosas, de las notas de prensa y de cómo usarlas para que los medios se fijen en ti.
Si verdaderamente quieres tener presencia con tu negocio en los medios de comunicación, una de las primeras cosas que debe hacer es tener bien a punto una sala de prensa digital (en tu sitio web).
¿Qué es una sala de prensa?
Se trata de un espacio en tu página web donde colgar toda la información relevante relacionada con tu marca o negocio para que esté al alcance de quien la quiera consultar. En ella, colgarás contenidos como por ejemplo notas de prensa, dossiers de prensa, informes, convocatorias de prensa, lanzamientos, imágenes, apariciones en prensa… Es decir, aquel contenido que habla de la esencia de tu negocio o de las novedades relacionadas con él.
La sala de prensa online puede estar abierta al público o ser de acceso privado. Si es pública, significa que todo el mundo va a poder acceder a ella y a la información que allí se encuentra. Si es privada, las personas que quieran acceder a ella deberán contactar contigo para que les facilites la entrada.
¿Para qué sirve la sala de prensa?
Una sala de prensa bien construida, en la que sea fácil acceder a los contenidos y navegar por ellos tiene usos y utilidades muy interesantes.
1- Medios de comunicación
Gracias a la sala de prensa los medios de comunicación pueden acceder a todos los contenidos difundidos por la empresa o la organización. Es decir, pueden consultar las notas de prensa enviadas y su publicación en otros medios, así como acceder a material audiovisual.
2- Hemeroteca
La sala de prensa puede convertirse en una hemeroteca donde se guarde un histórico de todas las notas de prensa y apariciones en medios de comunicación de la entidad. También se debe incluir el material audiovisual a disposición de cualquiera que lo desee.
3- SEO
Una sala de prensa bien diseñada puede ayudarnos a posicionarnos en los buscadores por lo que al final ganaremos puntos SEO. Por ello hay que trabajar las palabras claves para mejorar nuestra posición en los buscadores.
A quién va dirigida la sala de prensa
Como te decíamos antes, generalmente está pensada para los periodistas y profesionales de la información. Pero también a todas aquellas instituciones u organizaciones con las que te gustaría colaborar. Piensa que es un espacio donde conocer con más profundidad los cimientos de tu negocio, la filosofía de la compañía, la visión estratégica…
¿Debes crear una sala de prensa online «cerrada o abierta»?
En principio, las salas de prensa online están pensadas solo para periodistas, pero no tiene por qué ser así.
La decisión de cerrar o abrir la sala de prensa a otros públicos, la decisión de ponerle usuario y contraseña, no debe ser que la información esté protegida, porque no tiene sentido desde el punto de vista de la comunicación. Si quieres tener una sala de prensa porque quieres darle información a los medios para que la transmitan, ¿qué sentido tiene hacer esta información privada? Ninguno.
Pero veamos en qué caso y cómo debemos tener nuestra sala de prensa.
Sala de prensa online cerrada
Si tu web dispone de páginas específicamente pensadas para clientes, inversores y prensa, no tiene sentido que la sala de prensa online esté abierta a todo el público.
En este caso, el contenido de esa página debe estar restringido a los medios de comunicación a los que facilitarás un usuario y contraseña para que entiendan que es información que solo está al alcance de los profesionales.
La forma de construir un membership site (una zona con acceso restringido) es muy sencilla y en WordPress tienes plugins que lo hacen en un abrir y cerrar de ojos. Otra opción es que la sala de prensa online esté abierta, pero todo el contenido esté protegido y solo pueda verse con usuario y contraseña.
Sala de prensa online abierta
Si por el contrario tu web no tiene secciones separadas y quieres que la sala de prensa online sea un recopilatorio de información sobre tu empresa y tus productos puedes optar por tener una sala abierta.
En ese caso, ten en cuenta que los contenidos no solo debes crearlos para los periodistas. Ellos son un público fundamental para tu sala de prensa, pero no son los únicos interesados en tus noticias.
La información será consultada probablemente por clientes o posibles clientes, por lo que debe estar enfocada a la venta, a resolver las dudas que pueden tener esos posibles clientes.
Es algo que también te agradecerán los periodistas (aunque te parezca mentira). Ellos no quieren una nota de prensa perfecta que puedan copiar y pegar (eso solo lo hacen los que son muy malos, muy vagos o reciben algo a cambio) quieren información con la que poder trabajar y para ellos es muy útil tener diferentes enfoques, desde el comercial, al informativo e incluso los testimonios de otros clientes.
Cómo hacer una
Es tan fácil como crear una nueva página en tu web para alojarla. También la puedes crear en plataformas externas como Google Drive o Dropbox. Elijas la opción que elijas, incluye de forma ordenada los diferentes contenidos que quieras que estén al alcance de los profesionales de la información.
Contenidos a incluir en la sala de prensa
Hasta ahora te he explicado qué es una sala de prensa virtual, cómo de importante es que la información de la sala de prensa esté al alcance de los periodistas, que esté ordenada, etc. Ahora es momento de saber qué contenidos debemos incluir en ella:
Notas de prensa.
Si eres de las que utiliza esta herramienta para explicar las novedades relacionadas con tu marca, súbelas a la sala de prensa. Así estarán accesibles para quien quiera consultarlas.
Dossier de prensa.
Se trata del documento que explica la trayectoria y filosofía de tu negocio y complementa la información que encontrarán los periodistas en la nota de prensa.
Comunicados de prensa.
Todas aquellas comunicaciones que hayas hecho en relación a un cambio en la compañía o posición respecto a un tema.
Material gráfico.
Logotipos, fotografías de la nueva colección, vídeos, etc. Es decir, todos aquellos contenidos visuales que puedan ser de interés y susceptibles de ser publicados.
Contacto.
Esto es muy importante. A los profesionales de la información les gusta saber con quién pueden contactar si necesitan alguna información en concreto. Así que pon el nombre de la persona que se encarga de la prensa en tu marca o negocio y su correo directo. Si quieres, también puedes poner su teléfono.
Ventajas y desventajas de la sala de prensa
Tener tu propia sala de prensa tiene muchísimas ventajas. Ahora bien, sí que es cierto que puede tener alguna desventaja. Y es que tenerla abierta y con la información accesible, te obliga a monitorizar los contenidos que hay en ella para poder saber quién se la ha descargado, si la han publicado o no, etc. Porque a veces los periodistas puede ser que hablen de tu negocio en la prensa pero, como tienen toda la información que necesitan a su alcance, no te avisen.
En este artículo te he explicado qué es una sala de prensa virtual y cómo crearla, ¿te animas a ponerla en funcionamiento? ¿Y tú? ¿Ya tienes tu propia sala de prensa virtual y has comenzado a recibir visitas de los periodistas en tu web? Si todavía no la tienes, cuéntanos por qué no te has animado a crearla.
Si necesitas ayuda, no dudes en contactar con nosostros.
